Что делать с документами при ликвидации организации?



Бумаги, документы, как часто мы по незнанию законов относимся к ним очень легкомысленно. А вот Аль Капоне смогли посадить в тюрьму только по обвинению в неуплате налогов.

После пятницы (и второй проверки) я напишу, все что думаю по поводу ведения бухгалтерии в Чехии, и приведу примеры, что мой бывший бухгалтер сделала не правильно.

Хотя я считаю, что мне повезло, в том, что она была ооочень нерасторопной, и тем самым подвигла меня закончить бухгалтерские курсы (какие и где я писала в этой статье) и я уже сама смогла переделать всю отчетность за 2007, 2008 годы.

А пока хочу привести информацию о том как правильно ликвидировать документы предприятия, правда это уже согласно законам РФ.

 

 

Вопросы обеспечения сохранности документов акционерных обществ при их ликвидации нашли свое отражение в постановлении Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг. Процитируем наиболее важные для нас фрагменты.

 

Фрагмент документа

Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ (утв. постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 г. № 03-33/пс)

3.9. В случае ликвидации общества, если оно имело договор с учреждением системы Федеральной архивной службы России и часть его документов отнесена к составу Архивного фонда Российской Федерации, документы постоянного срока хранения и по личному составу передаются в соответствующий государственный архив. Если договорных отношений с архивом не имелось, то в этом случае государственный архив обязан принять на хранение только документы по личному составу работников общества. Место хранения остальных документов определяется председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим.

3.10. В случае реорганизации общества, влекущей его прекращение, находящиеся на хранении и подлежащие хранению подлинники документов общества могут быть переданы только одному из вновь создаваемых в результате реорганизации обществ.

Если иное не устанавливается договором о слиянии или присоединении (решением о преобразовании) и (или) передаточным актом либо решением о разделении или выделении и (или) разделительным балансом, находящиеся на хранении и подлежащие хранению подлинники документов общества подлежат передаче вновь создаваемому в результате реорганизации обществу с наибольшей ­стоимостью чистых активов.

 

Согласно данному постановлению получается, что сдать документы в архив может только организация, которая полностью прекращает свое существование. Если же она реорганизуется, то все документы передаются «одному из вновь создаваемых в результате реорганизации обществ».

 

В октябре 2004 года с принятием закона «Об архивном деле в Российской Федерации» в нашем законодательстве был закреплен порядок хранения архивных документов при реорганизациях и ликвидациях.  Для коммерческих организаций передача в государственные архивы предусматривается только при ликвидации и только на основании договора.

 

Фрагмент документа

Федеральный закон № 125-ФЗ от 22.10.2004 г. «Об архивном деле в Российской Федерации». Статья 23 «Обязанности государственных органов, органов местного самоуправления, организаций по комплектованию ­государственных и муниципальных архивов архивными документами»

9. При реорганизации негосударственных организаций условия и место дальнейшего хранения архивных документов определяются учредителями этих ­организаций либо органами, уполномоченными на то учредительными документами.

10. При ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства.

 

К сожалению, в нашем законодательстве фактически закреплено требование о хранении документов временного срока хранения ликвидированной организации даже после того, как ликвидационная комиссия завершит свою работу и организация прекратит свое существование. В законе об архив­ном деле предусматривается передача таких документов на хранение ­в государственные архивы на платной основе.

Но данное положение по разным причинам не всегда выполняется. В результате создается реальная угроза того, что документы могут стать бесхозными со всеми вытекающими из этого последствиями.

 

Порядок действий

 

Итак, при ликвидации коммерческой структуры рекомендуем поступить следующим образом:

1. В акционерных обществах решение о ликвидации юридического лица принимается общим собранием акционеров большинством голосов (пункт 4 статьи 49 Закона от 26.12.1995 г. № 208-ФЗ). В обществах с ограниченной ответственностью такое решение принимается всеми участниками общества (пункт 8 статьи 37 Закона от 08.02.1998 г. № 14-ФЗ).

 

На общем собрании назначаются и утверждаются:

- состав ликвидационной комиссии;

- проект порядка ликвидации;

- сроки ликвидации.

 

С момента назначения ликвидационной комиссии к ней переходят все полномочия по управлению делами юридического лица (это зафиксировано  в пункте 3 статьи 62 Гражданского кодекса РФ).

 

Поэтому сначала нужно:

- оформить передачу документов организации ликвидационной комиссии передаточным актом, в котором обязательно должна быть информация о документах прежде всего постоянного хранения и кадровых делах, а также о документах временного срока хранения;

- организация, принимая решение о ликвидации, должна предусмотреть, что ликвидационная комиссия должна будет сделать с документами, и принять решение о финансировании этих работ.

 

2. Ликвидационная комиссия должна поступить с документами ­ликвидируемой организации следующим образом:

- можно заключить договор на обработку, упорядочение документов, оформление их на архивное хранение с архивом (государственным, муниципальным) или с коммерческой фирмой, которая оказывает подобные услуги. Это следует сделать, если ликвидируемая организация не в состоянии самостоятельно подготовить свои документы для последующего хранения;

 

- куда передавать все эти дела?

Тут ­возможны варианты:

- документы постоянного срока хранения и кадровые дела ­нужно будет сдать в государственный архив по договору;

- документы временного срока хранения можно передать как в госархив, так и на вне офисное хранение в коммерческую организацию.

В любом случае вам потребуется заключить договор. И тут важно предусмотреть в нем условие об уничтожении документов организацией-хранителем по истечении временного срока хранения. Кроме того, данное решение ликвидационной комиссии должно быть закреплено в ее распорядительном документе.

 

По материалам сайта http://www.delo-press.ru

Share

live streaming movie Raw online

Содержание рубрики Статьи

  1. Как компаниям защищаться от обмана со стороны сотрудников
  2. Так говорил Макиавелли
  3. Аттестация. Зачем нужна и типичные ошибки.
  4. [Watch] Smurfs: The Lost Village (2017) Online Streaming and Download
  5. Родственники, свояки и друзья: семья или коллектив?
  6. Манипуляции в деловых переговорах. Практика противодействия
  7. Как бороться с похитителями времени?
  8. Манипулирование (скрытое управление) в системе «руководитель – подчиненные»
  9. Этапы карьеры и ее планирование
  10. Расстановка приоритетов в работе по принципу Эйзенхауэра
  11. Краткая антология манипулятивных уловок (часть первая)
  12. Краткая антология манипулятивных уловок (часть вторая)
  13. Тактика уловок собеседника
  14. Проблемы делового общения. Искажение информации. 1 часть
  15. Повышение зарплаты … просить или не просить?
  16. Рекомендации для успешного заключения сделок
  17. Ошибки при создании команды
  18. Еще один метод определения и достижения целей
  19. Методы влияния c учетом типа темперамента
  20. Этапы развития организации
  21. Публичные выступления
  22. Тайм-менеджмент жизни
  23. Интриги, закулисная борьба и что с этим делать?
  24. Повышение по карьерной лестнице иллюзии и ловушки
  25. 9 примеров законов убеждения
  26. Рабочий конфликт или моббинг на рабочем месте
  27. Что делать с документами при ликвидации организации?
  28. Масштаб личности
  29. Увольнение по….
  30. Включение бодрости
Share



05.02.2009   Менеджмент, Статьи   Комментариев нет

Оставить комментарий